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Por Preâmbulo Tech
É inegável a necessidade de criar e direcionar estratégias para o gerenciamento de qualquer negócio. E no direito não é diferente! E é aí que entra o papel da gestão jurídica.
A gestão jurídica é um conjunto de práticas e estratégias fundamentais para um planejamento eficiente da área jurídica, seja ela uma empresa ou mesmo um escritório de advocacia.
Para o gerenciamento alcançar o sucesso desejado, é importante que as estratégias envolvam uma série de atividades que vão desde a identificação de riscos e oportunidades até a tomada de decisões estratégicas.
O que é uma gestão jurídica?
A gestão jurídica nada mais é do que a aplicação dos fundamentos de administração ao meio legal. Somente encarando o escritório de advocacia ou departamento jurídico com um olhar profissional de fato é possível se sobressair e enfrentar o enorme e disputado mercado jurídico do Brasil.
Estar atento às movimentações do mercado, às novas tecnologias, aos riscos e oportunidades, ter um planejamento estratégico, tudo isso é essencial para reafirmar a presença do escritório frente a concorrência.
Por isso que essas práticas se fazem necessárias. A gestão jurídica não apenas aumenta a produtividade das equipes mantendo as áreas organizadas, como também possibilita identificar prioridades dentro da rotina e novas oportunidades para o negócio.
Por que ter uma boa gestão jurídica
Uma boa gestão jurídica é essencial para a eficiência e o sucesso de uma organização. Isso se deve ao fato de que a gestão jurídica envolve a gestão de riscos e oportunidades relacionados às questões legais e regulatórias, bem como a elaboração e implementação de políticas e estratégias para lidar com esses desafios.
A seguir, listamos alguns pontos que evidenciam a importância de uma boa gestão jurídica:
Conformidade legal
A gestão jurídica é responsável por garantir que a organização esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis. Isso inclui a revisão de contratos e documentos importantes, a análise das obrigações legais da empresa e a identificação de riscos que possam afetar sua conformidade legal.
Minimização de riscos
Através da identificação e gerenciamento de riscos jurídicos que possam afetar a organização, tais como litígios, penalidades e multas, a gestão jurídica ajuda a garantir a continuidade do negócio e a proteção dos seus ativos.
Decisões estratégicas
Uma boa gestão jurídica é capaz de fornecer informações e análises críticas que ajudam a orientar a tomada de decisões estratégicas da organização. Isso inclui a identificação de riscos e oportunidades relacionados às questões legais e regulatórias que possam afetar os escritórios de advocacia.
Redução de custos
Uma gestão jurídica eficiente pode ajudar a reduzir os custos associados às questões legais e regulatórias da organização, tais como multas, penalidades e litígios. Isso é possível graças à identificação precoce de riscos e à implementação de estratégias para minimizar esses riscos.
Em resumo, uma boa gestão jurídica é fundamental para garantir a conformidade legal, a proteção de ativos e a tomada de decisões estratégicas orientadas por informações precisas e atualizadas.
Como ter uma gestão jurídica de sucesso?
Separamos algumas dicas importantes para quem está começando na gestão jurídica:
1 – Tenha um planejamento estratégico
Sem um planejamento estratégico é impossível chegar a algum lugar na gestão jurídica. Antes de mais nada, deve-se entender por que o escritório ou departamento existe (ou irá existir), sua missão, visão e valores, analisar o mercado, mapear a concorrência, identificar as áreas de atuação, identificar os pontos fortes e principalmente os pontos fracos e então traçar a melhor estratégia com base nas informações obtidas.
2 – Possua objetivos claros
Os objetivos da gestão jurídica devem ser traçados seguindo o plano estratégico. Mas, como saber se estão sendo alcançados? Como saber se algo precisa ser ajustado?
Na gestão jurídica, a metodologia OKR (Objective and Key Results) é usada no Google desde o seu primeiro ano e pode ser usada por qualquer empreendimento. Resumidamente, o OKR consiste em dois componentes: o Objetivo (Objectives), representado de forma mais subjetiva (“aumentar a carteira de clientes”) e os Key Results, conjunto de métricas usadas para medir o progresso do empreendimento (“aumentar o número de participação em eventos de X para Y”).
3 – Use e abuse da tecnologia
Não tem como fugir: a tecnologia está presente no dia a dia de todos e não deve ser diferente na gestão nos escritórios e departamentos jurídicos. Uma gestão jurídica de sucesso tem o apoio de ferramentas para acompanhar os processos, alertar sobre reuniões e audiências importantes, medir os resultados, fazer o controle administrativo e financeiro, o arquivamento de documentos digitais entre outras tão importantes quanto estas.
É de suma importância que se tenha estes controles, e possuir uma única ferramenta que faça tudo isso é um grande diferencial. Isso porque a visão do negócio na gestão jurídica fica concentrada em um único lugar: desde a quantidade total de processos e seus respectivos andamentos, assim como as custas e honorários a receber, gastos do escritório e relatórios de produtividade dos colaboradores.
4 – Sempre cuide do seu financeiro
Um ponto crítico para os escritórios e departamentos jurídicos é não ter uma visão completa do seu financeiro. Normalmente, nota-se que na maioria dos escritórios este controle é feito de forma segmentada e, não muito raro, prejuízos são descobertos tardiamente, pois o controle financeiro do escritório em si ocorre separado do processual. É necessária uma visão completa do financeiro, o monitoramento e controle dos gastos, o acompanhamento das custas do processo (principalmente se o escritório faz o adiantamento do pagamento de custas para os clientes), um controle eficaz da emissão de notas fiscais, entre outros.
Estas ações não só evitam problemas, como revelam se é possível contratar mais pessoas, realizar investimentos em equipamentos, consultorias, ampliar a estrutura, etc.
5 – Acerte no público-alvo e trabalhe para o sucesso dele
Ter uma metodologia bem aplicada em seu escritório é fundamental, mas tão importante quanto isso é trabalhar para os clientes certos e ter em mente que o sucesso deles é imprescindível para o seu próprio sucesso. Clientes satisfeitos são o seu melhor marketing, pois representam grandes chances de recontratação de serviços. Também representam uma grande porcentagem na aquisição de novos clientes, que virão por indicação – o famoso marketing boca a boca.
O escritório Weil, Gotshal & Manges, ranqueado entre os Top 10 escritórios americanos de maior prestígio em 2020 pela Forbes, tem como principais valores: entender plenamente o negócio e a cultura dos clientes, focar nos objetivos dos mesmos e ajudá-los a resolver seus problemas da melhor maneira e com o melhor custo possível.
Também compartilham esses valores os escritórios Davis Polk & Wardwell e o Skadden, Arps, Slate, Meagher & Flom, este último ocupando a segunda posição do ranking.
Podemos aprender com estes grandes escritórios que dominar o conhecimento legal não é suficiente. O grande diferencial está em entender os seus clientes e principalmente o que os clientes precisam.
6 – A gestão jurídica bem aplicada é sinônimo de sucesso
Obviamente, a gestão jurídica é um assunto com muito mais a ser explorado. É preciso ter o apoio de ferramentas eficazes para que a gestão seja implementada com sucesso. Neste caso, a tecnologia é a melhor aliada dos escritórios e departamentos jurídicos. Além disso, é importante garantir que toda a equipe esteja alinhada para que os objetivos sejam alcançados com sucesso. Seguindo estes passos, é possível iniciar a gestão jurídica em seu escritório ou departamento.
Como um software jurídico pode ajudar na gestão jurídica?
Que o gerenciamento pode ser ainda mais eficiente quando alinhado com as ferramentas tecnológicas já não há dúvidas. Mas, agora como um bom software jurídico pode auxiliar na gestão jurídica?
Gerenciamento de processos
Um bom software jurídico pode ajudar a gerenciar e monitorar processos judiciais, incluindo prazos, andamentos, documentos e audiências, permitindo que os advogados e gestores jurídicos tenham uma visão geral do andamento de cada caso.
Gestão de documentos
Essa ferramenta também auxilia na organização e armazenamento de documentos jurídicos, como petições, sentenças, contratos e pareceres, permitindo que os usuários acessem rapidamente informações relevantes para cada processo.
Controle financeiro
Um bom software jurídico permite integração entre processual e financeiro. Dessa maneira, ajuda a gerenciar as finanças do escritório jurídico, permitindo que os usuários gerenciem suas despesas, receitas e pagamentos, bem como gerem relatórios financeiros.
Automação de tarefas
A automatização de tarefas repetitivas também é uma realidade em softwares de gestão jurídica. Diante disso, tarefas como preenchimento de documentos, envio de e-mails e agendamento de reuniões, são realizadas de forma automática, permitindo que os advogados se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Análise de dados
A tecnologia aliada ao direito permite a analise de dados jurídicos, como o desempenho de cada advogado, o tempo gasto em cada processo e as áreas de prática mais lucrativas, permitindo que os gestores jurídicos tomem decisões mais informadas e estratégicas.
Essas são apenas algumas das maneiras pelas quais um software jurídico pode auxiliar na gestão jurídica. O uso de tecnologia pode ajudar a aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a qualidade do serviço prestado pelo escritório jurídico.
