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Cartões coloridos separados em colunas, tudo escrito em um mural. Você provavelmente já se deparou com a metodologia Kanban para advogados sem saber o que era. Esse método, surgiu na linha de produção industrial da Toyota, se disseminou ao redor do mundo. Seu objetivo é um só: dar maior visibilidade ao trabalho, identificar gargalos e melhorar os serviços continuamente.
Saiba como funciona a metodologia Kanban para advogados!
O que é a metodologia Kanban para advogados?
Utilizada em diversos segmentos, também é possível adotar a metodologia Kanban no meio jurídico. O modo manual (escrever em um mural) deu lugar a plataformas online, como o Trello, Asana ou softwares jurídicos. Mas o que seria esse método?
É possível definir como a distribuição de atividades em cartões, que representam tarefas e podem ser classificados por etiquetas e nível de urgência. Esses cartões são alocados em colunas que representam as etapas de trabalho, podendo ter um ou mais profissional responsável por aquele cartão.
Nas ferramentas digitais, o cadastro desses cartões pode envolver também o prazo da atividade. O profissional recebe, inclusive, um alerta quando o prazo estiver se encerrando.
A metodologia Kanban para advogados atua para que o escritório ou departamento jurídico tenha eficiência na rotina e na gestão, isso porque as tarefas e as ações passam a ser representadas visualmente, facilitando a compreensão. Então, quando o profissional chega no trabalho, poderá saber exatamente o que deve ser priorizado. O gestor, por sua vez, consegue gerir a equipe de forma mais eficaz, sem precisar cobrar diariamente a entrega dentro do prazo.
Exemplo de Kanban para advogados
Vamos tomar como exemplo um escritório de advocacia que atua no contencioso. Imagine que o advogado tenha que seguir o seguinte caminho: elaboração da petição inicial, revisão da petição e protocolo da petição. Mas até que o protocolo aconteça, é preciso cumprir uma série de tarefas.
Esse fluxo de trabalho pode ser traduzido na metodologia Kanban para advogados em 4 colunas. Veja:
- Os três cards trazem as tarefas necessárias para fazer um rascunho da petição inicial.
- Existem responsáveis definidos e um prazo especificado dentro de cada card. Assim que cada responsável concluir sua tarefa, deverá arrastar o card para a coluna de “Revisão”.
- O advogado fará a revisão da petição inicial e arrastará o cartão para a coluna “Protocolo”, em que outro profissional estará autorizado a protocolar a ação. Assim que tiver concluído o protocolo, moverá o card para a coluna “Concluído”.
O Kanban para advogados pode se integrar com a agenda do profissional, inclusive. Há softwares que já possuem a metodologia integrada em seu sistema. Mas, caso não tenha, verifique se há integração com a agenda do Google.
Em um modelo mais simples de Kanban para advogados, é possível utilizar somente 3 colunas: “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Neste caso, basta fazer cada cartão com uma tarefa, como no exemplo que demos.
Benefícios do método Kanban para advogados
O Kanban é uma ferramenta que contribui para gerenciar projetos com eficiência, otimizando o tempo dos profissionais. A partir das colunas, o gestor consegue enxergar exatamente em que momento determinada tarefa causa atraso nos serviços jurídicos. Por ser visual, ele também poderá ter uma noção do volume de trabalho na semana, bem como da produtividade de sua equipe.
A possibilidade de priorizar atividades também é um dos benefícios do Kanban para advogados. É a melhor forma de não perder prazos, organizando a rotina de todos os envolvidos.
A metodologia Kanban para advogados é muito interessante para quem precisa aumentar a produtividade interna. Presente em softwares jurídicos e plataformas online, o método é um grande gerador de benefícios para escritórios e departamentos jurídicos.
E você, já utiliza algum método de gestão de projetos?
