Escritórios eficientes atraem mais clientes

Você provavelmente já sabe que atingir um alto nível de produtividade no escritório de advocacia é a chave para alavancar os seus negócios. Afinal, escritórios eficientes atraem mais clientes.

Mas o que a produtividade tem a ver com captação e fidelização de clientes? Aliás, quais as práticas comuns em escritórios eficientes? Vamos entender melhor essa relação!

Produtividade na advocacia

O que é um escritório de advocacia produtivo? É um escritório que consegue otimizar o uso de seus recursos ao máximo, sem deixar de lado a qualidade da entrega dos serviços. Para tanto, é preciso que os profissionais tenham uma rotina organizada, com suporte de tecnologia, para que sua atuação seja mais estratégica e menos burocrática.

A seguir veremos práticas comuns que estão presentes em escritórios eficientes. E essa produtividade se relaciona diretamente com dois aspectos fundamentais da advocacia: relacionamento com o cliente e geração de valor.

Produtividade e relacionamento com o cliente

Imagine que a agenda de Maurício, advogado trabalhista do escritório, está cheia de audiências e de reuniões com clientes na próxima semana. Nessas duas atividades, sua presença é insubstituível e estratégica, pois se trata de relacionamento direto com o cliente atual e o potencial.

Se ele trabalha em um escritório de advocacia produtivo, poderá utilizar ferramentas e métodos para otimizar outras tarefas secundárias e dedicar tempo para se preparar para as reuniões e audiências. Dessa forma, poderá atender às expectativas dos clientes e, consequentemente, contribuir para a construção de uma boa reputação para o escritório.

Percebe como o fato de Maurício ter uma rotina produtiva e eficiente joga a seu favor no relacionamento com o cliente? Sabemos que conquistar novos clientes e fidelizar os antigos são tarefas árduas, motivo pelo qual as metas de atendimento e satisfação devem ser garantidas.

Esse é o ponto fundamental para desenvolver a carteira de clientes do escritório de advocacia, pois clientes satisfeitos trazem novos clientes e negócios. Por isso, podemos afirmar que escritórios eficientes atraem mais clientes.

Neste mesmo sentido, a produtividade no escritório de advocacia pode ser um trunfo para a geração de valor.

Produtividade e geração de valor

Como seu escritório trabalha a captação de clientes na advocacia? Você parte do pressuposto que muitas pessoas têm uma visão ruim dos advogados, pois o tratam como “mal necessário” e não como investimento?

Se sim, esse é um primeiro passo importante, pois é a forma de garantir uma aproximação entre potenciais clientes e o advogado. Inicialmente, o uso de uma linguagem acessível será essencial para se conectar com as pessoas, pois poucos têm algum conhecimento sobre o Direito.

Mas, mais do que uma linguagem acessível, os clientes querem ser bem atendidos e se sentirem amparados pelos profissionais. Por isso, é preciso encontrar tempo para atender aos clientes, que é exatamente o que mais gera valor a eles.

Para tanto, novamente entra em cena a produtividade. Uma rotina organizada é sinônimo de boa gestão de tempo, o que se traduz em minutos para o relacionamento com o público do escritório. Essa é a chave para o sucesso, pois desenvolve uma convivência transparente e duradoura.

Percebe como escritórios eficientes atraem mais clientes? E o que torna um escritório de advocacia produtivo?

Práticas comuns em escritórios eficientes

Acabamos de ver que a produtividade no escritório de advocacia é aliada da geração de valor e do relacionamento do cliente. Este contexto favorece a prospecção e a fidelização, pois desde o primeiro contato, o advogado investe tempo para desenvolver uma relação com aquela pessoa.

Existe uma dor para ser resolvida, e o tempo destinado ao (potencial) cliente é uma forma de acolhimento. Durante essa relação, o mesmo se aplica, pois o advogado deve prezar pela transparência e pelo acesso à informação, dois pontos fundamentais para a satisfação e a criação de um vínculo de confiança e lealdade.

Seguindo essa lógica de escritórios eficientes atraem mais clientes, podemos pensar em algumas práticas que geram ainda mais eficiência. Começaremos então com o marketing de indicação, que é fruto da fidelização do cliente.

Marketing de indicação (Referral Marketing)

Marketing de indicação é gerar novas vendas por meio de clientes atuais. De acordo com a Harvard Business Review, os clientes que chegam até seu negócio por indicação são fidelizados mais facilmente se comparados a clientes que chegam por outros canais de vendas.

Para explicar melhor, você já ouviu falar em NPS ou (Net Promoter Score)? Com essa pesquisa de satisfação, você consegue entender como a sua clientela vê o seu negócio. Na prática, entende qual a probabilidade dos seus serviços advocatícios serem recomendados a terceiros.

Se você quer melhorar e monitorar seu marketing de indicação, fique atento ao NPS e faça essa pesquisa de satisfação.

Ela categoriza seus clientes em três perfis diferentes:

• Promotores (Notas 9 e 10): clientes fidelizados que indicam seus serviços a terceiros;
• Neutros (Notas 7 e 8): ainda não são fidelizados, mas devem ter tido uma boa experiência com seu escritório, não a ponto de indicá-lo a terceiros;
• Detratores (Notas 0 a 6): clientes insatisfeitos.

Se você quer captar clientes na advocacia, precisa entender a satisfação deles, certo? A partir disso, poderá corrigir ações de relacionamento com o cliente que não deram certo, aprimorando seu marketing de indicação.

Automação das atividades repetitivas

Se você ainda perde muito tempo com controle de agenda de profissionais, pesquisa jurisprudencial e análise de decisões, é hora de repensar os processos internos do seu escritório de advocacia.

Escritórios eficientes atraem mais clientes porque automatizam inúmeras tarefas cotidianas. Dessa forma, contribuem para que os profissionais se dediquem às atividades intelectuais e ao relacionamento com o cliente.

Você sabia, por exemplo, que um software jurídico consegue produzir documentos jurídicos, fazer o acompanhamento de processos, e atualizar o status dos processos aos clientes de forma autônoma? Essa agilidade da tecnologia se alia à qualidade, principalmente quando a ferramenta é eficaz, como o CPJ-Connect.

A automação das atividades repetitivas é também um aspecto importante para ter um escritório digital eficiente. É por isso que devemos falar dessa modalidade de escritório como uma “prática” adotada em prol da produtividade.

Escritório digital

Um escritório digital não é aquele que adquire inúmeras ferramentas tecnológicas e as coloca nas mãos dos profissionais. Um escritório digital é aquele que passa por uma mudança cultural e de mentalidade para realizar uma completa transformação digital no negócio.

Desde os sócios até os estagiários, todos devem compreender que as soluções de tecnologia jurídica são aliadas da produtividade. O software jurídico, a inteligência artificial e suas manifestações, como a jurimetria, são fundamentais.

Ao utilizá-las para organizar e executar os processos internos, você experimentará um ganho de eficiência. Um software jurídico parametrizável e que pode ser utilizado em dispositivos móveis, por exemplo, permite que o advogado exerça suas tarefas de qualquer lugar.

Essa tecnologia também entrega aos gestores importantes insights sobre os processos internos, auxiliando na tomada de decisões. De igual maneira, municia os advogados com informações valiosas para que eles atendam aos anseios dos seus clientes, garantindo sua satisfação.

Diante de tudo isso, você consegue perceber como um escritório digital proporciona maior controle sobre toda a atividade? Em consequência, o negócio melhora sua performance e sua produtividade.

Advocacia 5.0

Por fim, vale destacar mais uma prática adotada em escritórios eficientes: a Advocacia 5.0. Você provavelmente já ouviu falar em Advocacia 4.0, que é exatamente a introdução de tecnologia na rotina de escritórios e departamentos jurídicos.

Plataformas de assinatura eletrônica e de gestão eletrônica de documentos, softwares jurídicos e outras soluções se tornaram comuns no dia a dia para auxiliar o trabalho dos advogados.

Porém, na Advocacia 5.0, o foco é utilizar essa integração do advogado com a tecnologia para proporcionar uma advocacia mais humanizada. O foco é o ser humano, de modo que se atenda aos novos perfis de clientes da advocacia, que desejam um atendimento 100% personalizado com as suas demandas.

Reunindo todas as demais práticas que mencionamos, e a relação entre produtividade e relacionamento com o cliente, percebemos que a Advocacia 5.0. é a própria atividade de um escritório eficiente.

Considerando esse contexto, nada mais justo do que falar daquilo que possibilita a produtividade e a eficiência de um escritório de advocacia: a tecnologia.

A tecnologia na advocacia como aliada da eficiência

Uma gestão jurídica eficiente, focada em captar e fidelizar clientes na advocacia, depende diretamente da tecnologia. Como apontamos, o gestor pode utilizar as informações que o software jurídico proporciona para aprimorar continuamente os processos internos. Com isso, não só melhora as atividades dos profissionais, como também o relacionamento com o cliente, pois a entrega terá mais qualidade.

Quando vemos as tendências do Direito para o futuro, percebemos diversas tecnologias que podem ser inseridas em prol da eficiência e da produtividade. Veja algumas:

• Big Data Jurídico: grandes bases de dados de processos judiciais alimentados por robôs de automação dos softwares.
• Visual Law: na mesma lógica do Legal Design, o Visual Law usa a imagem para promover a interação dos usuários com documentos jurídicos para tornar a informação jurídica mais acessível a qualquer pessoa. Utilizar recursos visuais, como vídeos, fluxogramas e infográficos é um bom exemplo.
• Software jurídico: sistema de gestão para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que automatizam inúmeras tarefas repetitivas na rotina, fazem a captura automática de andamentos processuais, identificam tendências de decisão, organizam a agenda dos profissionais, dentre outras atividades do negócio.
• Legal Analytics e o Direito baseado em dados: é a ciência de dados aplicada ao Direito por meio do uso de inteligência artificial e machine learning. Ou, em outras palavras, é aplicar Business Intelligence (BI) no Direito para classificar grandes quantidades de dados. Dentre as aplicações do Legal Analytics, podemos citar o marketing, a jurimetria, a pesquisa jurídica e os insights de negócios.
• Legal Design: de acordo com Margareth Hagan, autora do livro Law by Design e professora da Universidade de Stanford, Legal Design é a “aplicação do design centrado no ser humano ao mundo do Direito para tornar os sistemas e serviços jurídicos mais centrados no ser humano, utilizáveis e satisfatórios”. É, em outras palavras, uma forma de tornar o Direito mais amigável para cidadãos e empresas.

Que tal conhecer um pouco mais sobre o CPJ-3C, o software jurídico da Preâmbulo Tech?

Softwares jurídicos: CPJ-3C

O CPJ-3C é um software jurídico de alta performance voltado para a advocacia. A principal proposta dessa tecnologia é oferecer funcionalidades inovadoras para profissionalizar a gestão de escritórios e departamentos jurídicos. Na prática, ele se propõe a aumentar a produtividade da atividade em no mínimo 30%. Ótimo, não? Mas como ele consegue fazer isso?

Ele é capaz de automatizar diversos procedimentos internos, como gerenciamento de processos, pesquisa jurisprudencial e controle de agenda. A ferramenta pode ser acessada de dispositivos móveis, o que facilita a execução de atividades mesmo fora do escritório, bastando conexão à internet.

Para o gestor, o software consegue facilitar o controle do negócio, o que também otimiza a delegação de tarefas, e a tomada de decisões. Ele facilita a integração, a comunicação, o planejamento, a organização e a excelência na execução de atividades. Por isso, a partir de uma gestão mais eficiente, as equipes passam a entregar em alta performance.

E quanto ao relacionamento com o cliente, já que estamos defendendo que escritórios eficientes atraem mais clientes?

Com a centralização dos dados no software, o gestor jurídico passa a ter mais visibilidade sobre a jornada do cliente no escritório. Ou seja, poderá acompanhar essa relação de perto, registrando todas as informações necessárias e aprimorando a experiência do cliente com o negócio.

Escritórios eficientes atraem mais clientes. A chave para um bom relacionamento com o cliente é ter tempo disponível a eles, praticando a Advocacia 5.0. Para tanto, o uso de tecnologias que otimizam a atividade jurídica e promovem um maior desempenho é fundamental.

Afinal, quando uma tecnologia, como o software jurídico, assume tarefas do cotidiano, os advogados têm mais tempo para os clientes e para as atividades intelectuais e estratégicas. Ou seja, poderá gerar mais valor e entregar serviços de maior qualidade. Com isso, consegue atrair e fidelizar mais clientes.

E em seu escritório? Como anda a relação entre eficiência e captação de clientes?