Empresas altamente inovadoras tem como premissa de administração a chamada gestão ágil. A grosso modo, é um modelo em que se procura ter mais liberdade e menos hierarquia nos processos do negócio. A eficácia nas empresas de tecnologia é evidente, mas será possível adotar uma gestão ágil na advocacia?
Já adiantamos que um escritório que utiliza essa forma de gestão pode usufruir de muitos benefícios, se houver um bom acompanhamento desse modelo e uma equipe alinhada. Veja a seguir, como funciona esse modelo horizontal de gestão no escritório.
O que é gestão ágil?
A gestão ágil é um modelo de gestão que se utiliza de um conjunto de técnicas e metodologias para tornar o ambiente de uma organização o mais livre possível. Muito comum em empresas de tecnologia ao redor do mundo, esse modelo tem como objetivo desconstruir uma estrutura rígida e hierárquica, substituindo-a pela liberdade na condução dos processos.
Uma das ideias centrais da gestão ágil é descentralizar a tomada de decisões. Com isso, o processo se torna mais ágil e fluido. A descentralização, ao envolver diversos agentes, proporciona um engajamento mais alto dos colaboradores e das equipes. Eles participam ativamente dos projetos por terem mais liberdade, não sendo somente executores de ordens superiores.
Em outras palavras, é uma abordagem de mínima intervenção no gerenciamento de projetos. Cada projeto é dividido em etapas menores, chamadas de iteração. Há um tempo previsto para a execução de cada uma dessas etapas, que podem durar de 2 a 4 semanas. Ao fim de cada uma delas, a equipe realiza reavaliação das prioridades do projeto, sendo possível refazer o planejamento da etapa subsequente se for necessário.
Com a gestão ágil, o gerenciamento de projetos é mais dinâmico e facilitado.
Ferramentas de aplicação da gestão ágil
Para implementar uma gestão ágil na advocacia ou em qualquer empresa, o gestor deve se valer de algumas ferramentas: reuniões diárias, reuniões semanais e OKRs.
Reuniões diárias
As reuniões diárias na gestão ágil (daily scrum meeting) reúnem todos os participantes do projeto em encontros curtos e dinâmicos. Para otimizar o tempo, os participantes realizam essas reuniões em pé, criando um leve desconforto que incentiva a objetividade. Nesse tipo de reunião, a equipe compartilha o que cada um fez no dia anterior em relação ao projeto, o que está desenvolvendo no momento e o que pretende realizar nas próximas horas. Além disso, é o momento ideal para discutir prazos, identificar erros e propor melhorias.
Reuniões semanais
Por outro lado, as reuniões semanais focam no planejamento de curto prazo. Diferentemente das reuniões diárias, esses encontros permitem que o time analise os projetos de forma mais ampla e organize a execução com mais profundidade. Essa ferramenta de gestão ágil ajuda a identificar o que já foi finalizado, o que está em dia ou ainda pendente, e os prazos para cada ação. Com o report semanal, a equipe consegue monitorar, documentar os resultados e alinhar as expectativas para as próximas etapas.
OKR
O OKR (Objectives and Key Results) é um método que permite acompanhar, agir e medir o progresso para atingir o objetivo geral proposto a todos na empresa. Esse objetivo se desdobra em metas que os profissionais podem mensurar (KPI – Key Performance Indicator) e que são dinâmicas por natureza. O OKR desempenha um papel essencial, pois a gestão ágil baseia-se no planejamento contínuo e de curta duração. Dessa forma, a equipe adapta as metas conforme necessário, conectando-as a diversos indicadores da empresa, como número de clientes, indicadores financeiros e qualidade no atendimento ao cliente. Com isso, a organização garante alinhamento e flexibilidade em suas estratégias.
Saiba mais sobre metas, como defini-las e medi-las
Quais seus impactos nas empresas?
A gestão ágil possui como característica central a descentralização e a autonomia de cada colaborador envolvido no projeto. Com cada um sabendo exatamente qual sua ação nas etapas, o primeiro impacto que essa metodologia provoca na empresa é o aumento da produtividade.
No mesmo sentido, como cada pessoa tem uma atribuição a exercer, seu senso de responsabilidade aumenta. E a gestão só funciona, porque há um engajamento maior das equipes. Para que haja um impacto real, é preciso utilizar as ferramentas apontadas anteriormente.
Como funciona a gestão ágil na advocacia?
A gestão ágil na advocacia não é tão diferente quanto nas empresas. Considerando que, nos dias atuais, os gestores devem dar especial atenção à forma como administram o escritório, aplicar um modelo de gestão eficiente é fundamental. Muitos escritórios aplicam a gestão horizontal em seus processos internos, atribuindo a cada colaborador uma tarefa em determinada etapa do projeto.
E como funciona a gestão ágil na advocacia? O planejamento estratégico, que estabelece o plano de longo prazo, divide-se em etapas menores de execução. Essas etapas, por sua vez, dão origem ao planejamento tático (médio prazo) e operacional (curto prazo). De forma semelhante, a gestão ágil na advocacia segmenta cada projeto em etapas menores, atribui responsáveis específicos para cada uma delas e define metas e objetivos claros a serem cumpridos. Assim, o trabalho se torna mais estruturado e eficiente, com avanços contínuos ao longo do processo.
Muitos escritórios no país obtêm bons resultados com esse modelo de gestão moderno, que se mostra bastante adequado para a geração de jovens profissionais.
Impacto na rotina do escritório
Por fim, se a gestão ágil na advocacia estiver bem determinada e acompanhada, ela poderá conferir benefícios de produtividade, senso de responsabilidade e trabalho em equipe. Além disso, uma gestão compartilhada pode contribuir também para envolver os colaboradores de forma mais acentuada com o escritório, até mesmo afetivamente, pois eles não se sentem mero executores das tarefas.
Quando os líderes tomam decisões levando em consideração a equipe, há uma enorme chance de o planejamento da gestão do escritório dar certo. Ou seja, se todos têm consciência da visão global de um projeto, é possível melhorar a prestação dos serviços jurídicos a quem mais importa, que é o cliente.
Com a gestão ágil na advocacia e as ferramentas corretas para mensurar o engajamento e a produtividade da equipe, o escritório tende a crescer de forma organizada.
Uma das formas de implementar a gestão ágil na advocacia de forma mais eficiente é utilizar a tecnologia. Não custa lembrar que esse modelo nasceu no contexto das empresas inovadoras, das startups. É um método que harmoniza bastante com as soluções tecnológicas que podem ser usadas no escritório de advocacia.
Por isso, um bom software de gestão voltado exclusivamente para a área jurídica pode contribuir bastante para controlar os processos internos, os prazos e as tarefas de cada micro-processo originado da segmentação. A grande vantagem de utilizar essa solução é prezar pela colaboração entre os profissionais e as equipes, auxiliando bastante a gestão horizontal.
Já experimentou implementar a gestão ágil na advocacia?
