Um dos principais problemas enfrentados por grandes bancas de advocacia e departamentos jurídicos é, sem dúvida, a contratação e gestão de correspondentes jurídicos. Apesar dos avanços tecnológicos, como e-mail, scanners, smartphones e internet, que facilitam a contratação e reduzem custos logísticos, novos desafios surgem.
Com o avanço da digitalização, a burocracia diminuiu. Contudo, novos obstáculos emergiram, sobretudo relacionados ao alinhamento cultural com o escritório, qualidade técnica dos serviços executados e os custos dos serviços prestados. Além disso, o nível de comprometimento de alguns correspondentes pode comprometer a reputação da operação jurídica.
Modelos de gestão de correspondentes jurídicos: centralizado vs. descentralizado
Atualmente, é possível observar dois modelos predominantes na coordenação de advogados correspondentes:
Modelo descentralizado
Neste formato, advogados ou equipes jurídicas têm liberdade para contratar correspondentes conforme a necessidade. Esse modelo favorece a agilidade e um controle de qualidade mais próximo, mas geralmente resulta em uma gestão de custos menos eficiente.
Modelo centralizado
Por outro lado, a contratação de correspondentes é feita por unidades especializadas, como controladorias ou backoffice. Esse método permite formar redes mais amplas e reduzir custos, mas pode comprometer o controle de qualidade dos serviços prestados. Além disso, um ponto de atenção é o possível distanciamento da realidade local, o que pode impactar a qualidade da execução prática dos serviços.
Por que uma boa gestão de correspondentes jurídicos é indispensável?
A gestão de correspondentes jurídicos envolve uma série de atividades essenciais:
- Controle de prazos e normas internas e dos clientes.
- Observância de limites de conduta.
- Preparação e envio de documentos necessários, como procurações, autorizações e alvarás.
- Contabilização de custos e solicitação de reembolsos ou apropriação de despesas nos centros de custo.
Apesar disso, muitos escritórios ainda utilizam planilhas e e-mails para essas tarefas, o que não é ideal para uma gestão integrada e eficiente, pois torna a gestão vulnerável a erros, retrabalho e perda de prazos.
A solução com o módulo ACT do CPJ-3C
Para escritórios e departamentos jurídicos que utilizam o CPJ-3C, o sistema de gestão jurídica mais avançado do Brasil, contam com o módulo ACT para a gestão de correspondentes jurídicos.
Principais funcionalidades do módulo ACT:
- Cadastro de correspondentes com especificação de locais atendidos, serviços prestados e valores praticados.
- Integração com carteiras, clientes e contratos específicos.
- Acesso a uma lista de correspondentes disponíveis para cada necessidade, respeitando as regras definidas pelo gestor.
Automatização e controle integrado:
- Geração automática de documentos padronizados através da ferramenta GED, eliminando inconsistências e otimizando a comunicação com os correspondentes.
- Gerenciamento de tarefas para evitar a perda de prazos.
- Registro completo das interações entre advogado e correspondente, seja por e-mail ou interface exclusiva.
Gestão de custos e transparência
O módulo ACT também auxilia na gestão financeira, controlando despesas e custos processuais relacionados aos correspondentes. Ele atualiza automaticamente a conta-corrente dos clientes, centros de custos e emite notas de reembolso, garantindo uma visão gerencial mais clara e transparente para o escritório e seus clientes.
Com isso, os gestores jurídicos conseguem monitorar os gastos com precisão, identificar gargalos, prever orçamentos e, principalmente, comprovar valor agregado ao cliente final.
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Por que investir na gestão de correspondentes jurídicos?
A gestão de correspondentes jurídicos deixou de ser uma tarefa meramente operacional para se tornar uma atividade estratégica dentro da advocacia moderna. Portanto, para grandes escritórios e departamentos jurídicos, que atuam em diferentes regiões e lidam com altos volumes de processos, garantir agilidade, confiabilidade e controle sobre os serviços terceirizados é essencial para manter a qualidade das entregas e a satisfação dos clientes.
Sem um sistema estruturado, os riscos se multiplicam e, sobretudo, comprometem a reputação do escritório perante o cliente final.
Ao automatizar rotinas, padronizar fluxos e trazer visibilidade em tempo real sobre os serviços dos correspondentes, o CPJ-3C transforma um desafio recorrente em uma vantagem competitiva. Sendo assim, na gestão com ferramentas, como software jurídico, esse processo se torna mais seguro e prático.
Em resumo: gestão eficiente de correspondentes jurídicos não é mais um diferencial. É uma exigência do mercado. E quem sai na frente, com ferramentas e processos bem definidos, conquista escalabilidade, previsibilidade e confiança.
FAQ: Dúvidas comuns sobre a gestão de correspondentes jurídicos
A descentralização sem controle. Sendo assim, quando cada advogado contrata por conta própria, sem registros ou integração com sistemas, há riscos de retrabalho, perda de documentos e descontrole de custos.
Sim. Sobretudo, ele centraliza todas as informações, automatiza tarefas e elimina a dependência de planilhas manuais, trazendo mais confiabilidade ao processo.
Com o módulo ACT, é possível vincular políticas de conduta e checklists obrigatórios para cada serviço contratado, além de registrar o histórico completo de interações.
Sim. A ferramenta é totalmente parametrizável e pode ser utilizada por carteira de cliente, tipo de processo, região ou área de atuação.
