Um dos principais problemas enfrentados por grandes bancas de advocacia e departamentos jurídicos é a contratação e gestão de correspondentes jurídicos. Apesar dos avanços tecnológicos, como e-mail, scanners, smartphones e internet, que facilitam a contratação e reduzem custos logísticos, novos desafios surgem. A falta de alinhamento com a cultura do escritório e o baixo comprometimento de alguns correspondentes levantam questões relacionadas à qualidade e aos custos dos serviços prestados.
Modelos de gestão de correspondentes jurídicos: centralizado vs. descentralizado
Empresas e escritórios têm adotado diferentes estratégias para a gestão de correspondentes jurídicos.
Modelo descentralizado
Advogados ou equipes têm liberdade para contratar correspondentes diretamente. Esse modelo favorece a agilidade e um controle de qualidade mais próximo, mas geralmente resulta em uma gestão de custos menos eficiente.
Modelo centralizado
A contratação de correspondentes é feita por unidades especializadas, como controladorias ou backoffice. Esse método permite formar redes mais amplas e reduzir custos, mas pode comprometer o controle de qualidade dos serviços prestados.
A importância de uma gestão eficiente dos correspondentes
A gestão de correspondentes jurídicos envolve uma série de atividades essenciais:
- Controle de prazos e normas internas e dos clientes.
- Observância de limites de conduta.
- Preparação e envio de documentos necessários, como procurações, autorizações e alvarás.
- Contabilização de custos e solicitação de reembolsos ou apropriação de despesas nos centros de custo.
Muitos escritórios ainda utilizam planilhas e e-mails para essas tarefas, o que não é ideal para uma gestão integrada e eficiente.
A solução com o módulo ACT do CPJ-3C
Escritórios e departamentos jurídicos que utilizam o CPJ-3C, o sistema de gestão jurídica mais avançado do Brasil, contam com o módulo ACT para a gestão de correspondentes jurídicos.
Principais funcionalidades do módulo ACT:
- Cadastro de correspondentes com especificação de locais atendidos, serviços prestados e valores praticados.
- Integração com carteiras, clientes e contratos específicos.
- Acesso a uma lista de correspondentes disponíveis para cada necessidade, respeitando as regras definidas pelo gestor.
Automatização e controle integrado:
- Geração automática de documentos padronizados através da ferramenta GED, eliminando inconsistências e otimizando a comunicação com os correspondentes.
- Gerenciamento de tarefas para evitar a perda de prazos.
- Registro completo das interações entre advogado e correspondente, seja por e-mail ou interface exclusiva.
Gestão de custos e transparência
O módulo ACT também auxilia na gestão financeira, controlando despesas e custas processuais relacionadas aos correspondentes. Ele atualiza automaticamente a conta-corrente dos clientes, centros de custos e emite notas de reembolso, garantindo uma visão gerencial mais clara e transparente para o escritório e seus clientes.
Por que investir na gestão de correspondentes jurídicos?
A gestão de correspondentes jurídicos é um desafio para grandes escritórios, mas, com ferramentas como o CPJ-3C, esse processo se torna mais seguro e prático.
